Fail Meja bermula pada
tahun 1991 dengan adanya Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bilangan 8
Tahun 1991: Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Untuk maklumat
lanjut sila rujuk PKPK bil. 8 tahun1991.
Objektif diwujudkan Fail Meja adalah untuk membantu pegawai/
staf menjalankan tugasan dengan lancar dan cekap. Ia juga dapat memudah dan
mempercepatkan proses pembelajaran dan penyesuaian kerja bagi orang baru.
Fail Meja menjadi dokumen rujukan utama pegawai/ staf dalam
melaksanakan tugas yang diamanahkan. Oleh itu setiap jawatan mempunyai satu (1)
Fail Meja yang tersendiri. Jika organisasi kita mempunyai 74 jawatan (daripada
bos besar hingga ke pemandu), bermakna organisasi kita mesti ada 74 Fail Meja yang
sama tetapi tak serupa.
Fail Meja perlu sentiasa
dikaji semula daripada semasa ke semasa, sekurang-kurangnya satu (1) tahun
sekali. Ia juga perlu dibuat pengemaskinian jika ada perubahan proses atau
tugas baru. Hal ini perlu dilakukan supaya Fail Meja relevan dan sesuai
dijadikan dokumen rujukan utama bagi pegawai/ staf pada setiap masa.
Fail Meja perlu diserahkan apabila pegawai/ staf berkenaan akan
bertukar keluar daripada sesuatu jabatan. Ini kerana Fail Meja itu akan
digunakan oleh pegawai/ staf yang baru lapor diri atau mengambil alih jawatan
itu.
Oleh itu Fail Meja tidak boleh bersifat terlalu peribadi kepada
seseorang. Ia personalizekepada jawatan, bukannya individu. Pada
pandangan Bonda, hari pertama seseorang lapor diri, Fail Meja jawatan itu mesti
diserahkan kepadanya dan dia mesti study Fail Meja itu.
Berikut adalah
elemen-elemen asas fail meja dan merupakan satu-satunya rujukan untuk individu
di peringkat jawatan. Ia di rangka berasaskan tugas dan tanggungjawab seseorang
pegawai. Ia juga mengandungi maklumat atau panduan untuk menjalankan tugas bagi
satu-satu jawatan. Kandungannya merangkumi 14 perkara utama iaitu:
- Objektif jabatan dan pejabat, sama seperti Manual Prosedur Kerja
- Objektif jabatan atau unit dalam jabatan/pejabat
- Carta organisasi Jabatan/pejabat, sama seperti Manual Prosedur Kerja.
- Senarai Tugas/kuasa dan gubungan pegawai dengan pegawai-pegawai lain.
- Carta organisasi Bahagian/unit; menhelaskan kedudukan setiap anggota dan tugas masing-masing.
- Peraturan-peraturan pentadbiran untuk setiap aktiviti/tugas.
- Proses kerja untuk aktiviti yang berkaitan dengan pegawai.
- Carta aliran kerja menjelaskan tundakan-tindakan secara sistematik.
- Senarai semak berbentok sialan, rangkai kata atau pertanyaan peringatan untuk menyemak tindakan-tindakan yang di ambil.
- Borang-borang yang berkaitan dengan tugas pegawai dan panduan menggunakannya.
- Senarai undang-undang dan peraturan untuk di rujukan supaya tindakan yang diambil adalah betul dan tepat.
- Senarai jawatankuasa yang di anggotai oleh pegawai yang berkenaan.
- Norma kerja yang menjelaskan tahap prestasi untuk menilai pencapaian produktiviti.
- Senarai tugas harian dengan tujuan mengingatkan aktiviti-aktiviti yang perlu dirancang dan di laksanakan mengikut jadual.
0 comments:
Post a Comment